Dokumente & Freigaben
Rechnungsprüfung, Angebotsfreigabe, Urlaubsantrag, Checkliste oder Formular werden digital geführt, versioniert und auffindbar.
Ergebnis: weniger Rückfragen, klarer Status, bessere Nachweise
Digitalisierung
Prozesse, Datenflüsse, Automatisierung und Zuschussmöglichkeiten sinnvoll verbinden
Digitalisierung für konkrete Abläufe
Wir digitalisieren die Prozesse, die im Alltag wirklich Zeit kosten.
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Software, sondern an unklaren Abläufen, doppelter Datenpflege und fehlenden Zuständigkeiten. Wir starten deshalb bei konkreten Vorgängen wie Angebot, Auftrag, Freigabe, Rechnung, Ticket, Bestand oder Reporting und bauen daraus eine umsetzbare Roadmap.
IST
Analyse
Abläufe, Datenquellen und Medienbrüche sichtbar machen
Pilot
Umsetzung
klein starten, Wirkung messen, sicher ausbauen
Zuschuss
Option
Infos und Beantragung auf digi-zuschuss.de prüfen
Typische Befunde im Schnellcheck
manuelle Übertragungen82%
unklare Datenquellen68%
fehlender Prozessstatus74%
automatisierbare Routine61%
Typische Einstiegspunkte
Wo Digitalisierung bei Interessenten meistens sofort Nutzen bringt.
Wir suchen nicht nach einem möglichst großen Projekt, sondern nach dem ersten Ablauf, der messbar entlastet: weniger doppelte Pflege, weniger Rückfragen, weniger manuelle Übertragung und ein klarer Status für alle Beteiligten.
Was Sie nach der Analyse wissen
priorisierte Prozessliste mit Aufwand, Nutzen und Risiko
System- und Datenflussübersicht für die wichtigsten Abläufe
Empfehlung: Standardsoftware, Workflow, Schnittstelle oder Individualentwicklung
Pilotumfang mit konkreten Funktionen, Beteiligten und Abnahmekriterien
Zuschuss-Checkliste mit Antragzeitpunkt, Angeboten, Kosten und Nachweisen
CRM & Angebotsprozess
Anfragen aus Website, Telefon oder E-Mail werden zu Leads, Angeboten und Wiedervorlagen mit definierten Zuständigkeiten.
Ergebnis: schnellere Reaktion, weniger verlorene Anfragen
Shop, WaWi & Buchhaltung
Artikel, Bestände, Bestellungen, Kundendaten und Rechnungen werden nicht mehr manuell zwischen Systemen übertragen.
Ergebnis: stabilere Datenflüsse, weniger Pflegefehler
Reporting & Kennzahlen
Status, Auslastung, offene Vorgänge, Umsatz, Servicefälle oder Projektstände werden aus vorhandenen Daten sichtbar gemacht.
Ergebnis: Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen
Microsoft 365 im Alltag
Teams, SharePoint, Forms, Planner, OneDrive und Power Automate werden so strukturiert, dass Ablage und Zusammenarbeit funktionieren.
Ergebnis: weniger Suchzeit, bessere Zusammenarbeit
Support & Betrieb
Digitale Prozesse brauchen Rechte, Backup, Monitoring, Dokumentation und eine klare Zuständigkeit für Anpassungen.
Ergebnis: einführbar, wartbar und langfristig nutzbar
Worauf es ankommt
Eine gute Digitalisierung löst ein klares Problem und bleibt im Betrieb beherrschbar.
Deshalb prüfen wir nicht nur Funktionen, sondern auch Rechte, Datenqualität, Verantwortlichkeiten, Schulungsbedarf und spätere Pflege. So wird aus einem digitalen Vorhaben kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.
Ablauf
konkrete Arbeit statt Tool-Wunschliste
Wir schauen auf echte Vorgänge: Anfrage, Angebot, Auftrag, Freigabe, Rechnung, Ticket, Lieferung oder Report. Erst danach wird entschieden, welches System passt.
Daten
eine führende Quelle pro Information
Kunden, Artikel, Aufträge, Dokumente, Status und Kennzahlen brauchen klare Herkunft, Verantwortliche und Regeln für Pflege, Export und Zugriff.
Automation
Routine entlasten, Ausnahmen sichtbar machen
Regelbare Arbeit wird über Formulare, Workflows, Schnittstellen, Benachrichtigungen oder kleine Services automatisiert. Sonderfälle bleiben kontrollierbar.
Zuschuss
Förderung vor Projektstart mitdenken
Wenn ein Zuschuss infrage kommt, müssen Projektbeschreibung, Angebote, Zeitpunkt, Kostenarten und Nachweise früh genug vorbereitet werden.
Vorgehen
Vom unklaren Ablauf zum einführbaren Digitalisierungsprojekt.
Wir schneiden Digitalisierung bewusst in prüfbare Etappen. Interessenten sehen früh, was konkret verbessert wird, welche Systeme betroffen sind, welche Entscheidung ansteht und welcher Aufwand realistisch ist.
Backoffice
Anträge, Rechnungen, Freigaben, Checklisten und interne Meldungen laufen mit Status, Zuständigkeit und Nachweis statt per E-Mail-Pingpong.
Vertrieb & CRM
Leads, Angebote, Kundendaten und Wiedervorlagen werden zentral gepflegt und mit Website, Formularen oder Telefonnotizen verbunden.
Service & Support
Tickets, Eskalationen, Wartungen, Wissensbasis und wiederkehrende Aufgaben werden nachvollziehbar geplant und ausgewertet.
Webshop, WaWi & ERP
Produkte, Bestände, Bestellungen, Kundendaten und Rechnungsdaten werden zwischen Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung sauber synchronisiert.
01
Schnellcheck im Betrieb
Wir klären Ziel, Prozess, Beteiligte, vorhandene Systeme, Datenquellen und den größten Zeitverlust.
02
Ablauf und Systemlandkarte
Medienbrüche, Excel-Listen, E-Mail-Schleifen, doppelte Pflege und fehlende Verantwortlichkeiten werden sichtbar.
03
Roadmap mit Wirtschaftlichkeit
Wir priorisieren Schritte nach Nutzen, Aufwand, Risiko, Betrieb und möglicher Zuschussfähigkeit.
04
Pilot statt Großprojekt
Ein abgegrenzter Ablauf wird als Formular, Workflow, Schnittstelle, Dashboard oder kleines Tool umgesetzt.
05
Einführung und Betrieb
Rollen, Rechte, Schulung, Dokumentation, Support und spätere Erweiterungen werden sauber geregelt.
Systeme & Automatisierung
Die richtige Lösung kann ein Formular, ein Workflow, eine Schnittstelle oder ein kleines Fachtool sein.
Wir wählen Werkzeuge nach Prozessrisiko, Datenqualität, vorhandener IT, Betrieb und Erweiterbarkeit. Nicht jedes Problem braucht Individualentwicklung, aber auch nicht jeder Ablauf lässt sich sauber in ein Standardtool pressen.
Entscheidungsmatrix
bestehendes System besser nutzen
Workflow automatisieren
Schnittstelle bauen
kleines Fachtool entwickeln
Power AutomateMicrosoft 365 & Power Automate
Freigaben, Formulare, Benachrichtigungen, Dokumente und Teams-Prozesse können mit vorhandenen Microsoft-Bausteinen oft schnell verbessert werden.
Workflow Canvasn8n, Make oder Zapier
Für API-nahe Abläufe, Webhooks, CRM-Syncs, Reports oder Datenübergaben eignen sich Workflow-Plattformen, wenn Logging und Fehlerwege sauber geplant sind.
DokumentenflussDokumenten- und Freigabeprozesse
Anträge, Angebote, Rechnungen, Checklisten, Prüfungen oder interne Meldungen werden als Statusmodell statt als E-Mail-Kette gedacht.
Zuschuss & Beantragung
Wenn ein Digi-Zuschuss infrage kommt, muss das vor der Beauftragung geklärt werden.
Für Interessenten ist wichtig: Antrag, Projektbeschreibung, Angebote, Kostenarten, Nachweise und Startzeitpunkt müssen zusammenpassen. Auf unserer Spezialseite finden Sie Informationen zum Zuschuss und zur Beantragung; im Projekt klären wir parallel, ob das Vorhaben technisch sinnvoll zugeschnitten ist.
Projektziel und Nutzen beschreiben
förderfähige Kosten sauber abgrenzen
Antrag vor Beauftragung prüfen
Umsetzung, Nachweise und Fristen beachten
Digi-Zuschuss
Infos zum Zuschuss und zur Beantragung auf digi-zuschuss.de.
Dort bündeln wir Informationen für Unternehmen, die ein Digitalisierungsprojekt mit möglichem Zuschuss planen. Besonders wichtig sind Antragzeitpunkt, Projektbeschreibung, Angebote, Kosten und spätere Dokumentation.
Zuschuss-Infos und Beantragung öffnenSinnvolle Kombinationen
Digitalisierung greift oft in Beratung, Automatisierung und Schnittstellen gleichzeitig.
Weitere IT-Services
Digitalisierte Prozesse brauchen auch Betrieb, Support und Sicherheit.
Nächster Schritt
Wir finden den ersten Digitalisierungsprozess, der wirklich entlastet.
In einem kompakten Gespräch klären wir Prozess, Systeme, Daten, Risiken, Zuschussoptionen und den kleinsten sinnvollen Pilot. Danach ist klar, ob Beratung, Automation, Schnittstelle oder Umsetzung der richtige nächste Schritt ist.